El arte de colaborar en equipo

Actualizado: abr 16

Herramientas Colaborativas



Hoy día las empresas demandan gente que esté conectada en lo importante que es trabajar en equipo y una de las necesidades para lograrlo es la colaboración y la comunicación, ejemplo cotidiano que orillan a creer que esta tendencia se refuerza, vemos las redes sociales y sistemas de mensajería como Facebook, Twitter, donde observamos grandes comunidades de personas compartiendo y colaborando en situaciones personales de diversión y entrenamiento.

La pregunta es ¿Si todos participan en una red social o comunidad y colaboran, que sucede en la empresa, algo así ayudaría a ser efectivo el manejo de la información?

La mayoría de las empresas, creen y tienen redes internas, invierten dinero en lograr la conectividad de sus equipos, que los sistemas se intercomuniquen, que los recursos en línea se aprovechen, el ejercicio de colaborar con la información que tanta fuerza les dan.

Una propuesta interesante para potencializar este fenómeno social de la colaboración y aplicarlo a la empresa, es la aplicación de herramientas colaborativas, o sistemas de colaboración.

La mayoría de las empresas tienen acceso a los recursos necesarios para lograr que este tipo de herramientas funcionen, tener una red local, información que compartir, equipos de trabajo y departamentos que gestionan información entre ellos.

Lo que falta es la herramienta, en el mercado se encuentran muchas de estas que nos ayudan a lograr esto, Google Docs, Microsoft SharePoint, Soluciones a la medida, Código abierto, por mencionar algunas opciones.

¿Qué posibilidades nos ofrecen estas herramientas?

Ahora con la apertura del internet y las velocidades que podemos obtener con los proveedores de este servicio, podemos aprovechar en gran medida los elementos que este tipo de herramientas dan, como compartir los calendarios por departamento, empresas, proyectos, compartir formatos, guías, imágenes, documentos de proyectos, encuestas internas, documentos para compartir con clientes o proveedores, portafolios de proyectos, contactos, notas, avisos, etc.

Al tener estas posibilidades, la capacidad de poder participar en la creación de un proyecto o estrategia donde varios involucrados deben estar presentes, se puede optimizar, ya que los equipos de trabajo pueden tener un punto de reunión virtual en donde publicar sus ideas, aportaciones a los planes, documentos y referencias obtenidas, donde cada miembro de este punto virtual puede estar al tanto de las jugadas y aportar en ellas.

El acceso a este tipo de herramientas es sencillo, ya que puede adquirirse comprando licencias, en modo de renta o desarrollando la aplicación básica a los modelos que la empresa necesita.

¿Que obtenemos?

1. Herramientas que permita desarrollar la colaboración con el equipo.

2. Organización de cada departamento o proyecto de manera virtual.

3. Comunicación más directa en el desarrollo de ideas, un punto de reunión en línea donde se pueden realizar.

4. Mejor interacción entre los departamentos y recursos de la empresa.

Herramientas como estas deben manejarse con metodología, ya que en este tipo de software su uso se puede mal interpretar.

1. Este software es un sistema para crear puntos o salones virtuales para trabajo en equipo y no es recomendable que sea usado como un disco de respaldo o administración archivos finales.

2. El equipo, debe tener la disciplina de usar la herramienta en cada etapa y uso de recursos dentro de un proyecto, ya que si es ignorada esta disciplina la colaboración se vuelve deficiente, pobre o sin utilidad.

3. Desarrollar o documentar sus procesos de trabajo en grupo ya que estos permiten una implementación más efectiva, carecer de esto puede hacer de la herramienta un software más en nuestra computadora sin uso.

4. Es importante que la dirección analice que tan fuerte son sus equipos de trabajo en el ejercicio de la colaboración y el orden del flujo de la información, para compartir.

5. Tener claro que información es la que debe ser colaborativa, por quienes, que archivos y cuantos deben participar en ellas.

El desarrollo de este tipo de soluciones es muy estratégico ya que entre más sólida sea la implementación en los modelos de trabajo de cada empresa y departamento, la organización, seguimiento y colaboración de los equipos se vuelve más efectiva, fluida y comprensible para los equipos y los miembros que estén involucrados en los procesos de trabajo colaborativo y equipo.

Este tipo de herramientas cada día toma más fuerza en el ámbito empresarial, aunque no son nuevas, son tomadas más en cuenta en los diversos sectores debido a las tendencias de redes sociales y comunidades en línea.

Herramientas como estas ayudan a potencializar los procesos de trabajo en equipo y coordinación de la colaboración.

¿Qué ventaja competitiva puede desarrollar a su empresa?

Para potencializar el trabajo en equipo de las células de negocio, herramientas como estas pueden ser una buena opción.






Mario Ramiro García


Director de IMG Solutec

marioramiro@imgsolutec.com






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